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Word入门动画教程57:自动图文集的使用

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第五十七讲:自动图文集的使用

  自动图文集可以把某些使用频率比较高的文字、图形或它们的复合体以词条形式保存起来,使用时直接插入即可,不必再重新输入文字或插入图形。下面介绍其使用方法。

  一、新建自动图文集词条

  1.在文档中选中要加入自动图文集的内容。

  方法一:

  (1)执行“插入”→“自动图文集”→“自动图文集...”,打开“自动更正”对话框的“自动图文集”选项卡,在“请在此键入‘自动图文集’词条”文本框中给本词条命名。如果要加入的内容以文字开头,Word会自动截取选择内容的前几个字符作为词条名称,可以对其进行修改。

  (2)单击“添加”按钮,将词条加入自动图文集中。

  (3)单击“确定”关闭对话框。

  方法二:

  (1)执行“插入”→“自动图文集”→“新建…”(或按Alt+F3),或执行“视图”→“工具栏”→“自动图文集”,显示“自动图文集”工具栏,单击“新建”按钮。

  (2)在弹出的“创建‘自动图文集’”对话框中对词条命名。

  (3)单击“确定”按钮,将词条加入自动图文集,关闭对话框。

  二、插入自动图文集词条

  只要自动图文集中存在自定义的词条,在其级联菜单最下方将出现“正文”项,打开其下一级菜单可选择插入自定义的词条,也可以单击“自动图文集”工具栏的“所有词条”按钮,打开下拉菜单,选择插入需要的词条。

  此外,如果在“自动图文集”选项卡中选中了“显示‘记忆式键入’建议”项,当用户输入某个词条名称的至少前四个字符(或至少两个汉字)时,会在屏幕上出现提示,此时按Enter键,即可用该自动图文集词条替换所输入的字符。

  三、删除自动图文集词条

  在“自动图文集”选项卡中,选择某个词条,单击“删除”按钮,可删除此词条。

  提示:

  1.定义自动图文集词条时,如果预设了对象的颜色、边框、位置、环绕方式、对齐方式等属性,插入此词条时也将采用这些设置好的格式。

  2.如果自动图文集中已存在同名的词条,在加入新词条时会出现提示,单击“确定”可覆盖原词条。

  3.如果词条的名称是单个字符或单个汉字,就无法使用“记忆式键入”的功能,这时可以先在文档中输入词条名称,然后按F3键,即可插入该词条。

  4.Word中预设了多种语言的自动图文集词条,不同语言的显示和插入点位置的字体设置有关。如果要使用中文的常用词条,可先将插入点字体设为汉字字体,例如宋体。自定义的词条不受此影响。

  具体操作的动画演示过程如下:

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