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用好Word模板 提高Word操作效率(三)

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巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件,但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好?

获得更多模板资源

如果觉得Word中内置的模板不能满足需要,你可以通过从网上下载更多的模板:选择“文件”→“新建”,就可以看到“新建文档”任务窗格,注意最下面的“Microsoft.com上的模板”链接。单击后,即可打开该站点上的中文模板库。其中提供了很多类别的模板,非常丰富。只要单击网页上的模板类型链接,就能在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。

单击模板名称,并在“模板最终用户许可协议”窗口中单击“同意”按钮,同时单击“在Microsoft Word中编辑”,IE会将模板下载到硬盘,完成后自动用Word XP打开模板。如果对模板效果满意,再用“另存为”将它保存为模板,就可以像普通模板那样调用了。

共享模板

对局域网中的用户来说,自定义模板可以让网络上的其他用户共享。具体做法是:将自定义模板放入某个共享文件夹中,并为该共享文件夹建立一个快捷方式。网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中,然后就能像本地安装的模板那样调用了。

使用多个Word模板

默认情况下,Word只能支持惟一的默认模板,这往往不能满足我们的需求。其实你可以让Word使用多个模板:先在一个文件夹下右击,选择“新建”→“Microsoft Word文档”生成几个Word文件,然后分别用Word打开它们,按照自己的要求对这些文件进行处理,最后选中它们,右击鼠标,选择“属性”,在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小勾,把多个“模板”文件设置成只读文件。以后要应用某一个“模板”文件时,只要双击它,此时Word会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的“只读”文件,只要按下Ctrl+S键,Word就会弹出“另保存”对话框供我们另存文件,而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。利用这种方法理论上可以实现无数个“模板”。

使用Word对模板加密

如果不想别人使用Word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心创作的一个模板,又该怎么办呢?这时你可以对该模板进行加密:打开通用模板文件(文件名是Narmal.dot,通常可以在C:\ProgramFiles\Microsoft\Templetas文件夹中找到),然后对其设置密码,再按下工具栏上的“保存”按钮。以后每次启动Word时,就会提示你输入密码了。如果有密码当然可以使用,没有密码,就无法使用此模板。

让Word自动统计文章字数

先输入“本篇文件的总字数为:”,再选择“插入”→“域”,打开“域”对话框,再在“域”对话框的“类别”列表中选择“文件信息”,在“域名”列表框中选择“NumWords”。单击“域”对话框的“选项”按钮,打开域“选项”设置框选择域结果显示的格式。单击“添加到域”按钮,将所选择的格式加入到添加大域中。连续单击两次“确定”按钮,关闭所有对话框。

此时,当前光标处就会显示出“本篇文件的总字数为:XXX”的字样。执行上述操作后,即使对文件进行修改也不必担心,只要将光标移到域代码上,将其变为灰色后,按下F9键,Word就会自动更新该域,显示出修改后的总字数。最后,我们可以把这个文件保存为默认模板,这样就可以自动统计字数了。

坏事的Normal.dot

有时你点击Word图标,它却没有启动,反而出现一个错误信息。重装都无济于事,严重时,甚至不能卸载和重装Word。一般情况下,这是由于Word的Norma.dot模板文件损坏所造成的,你可以通过系统的查找工具找到该文件,然后将其删除,这时Word会自动重建一个新的Normal.dot文件,并恢复正常。

快速实现Word默认模板

启动Word,按下Ctrl+N键新建一个空文档,选择“文件”→“页面设置”,并对页边距、纸张及版式进行设置。完成后单击一下设置对话框最左下角的“默认”按钮。并在Word弹出的提示窗口中单击“是”按钮。以后每次运行Word,Word都会以此模板为蓝本新建文件。

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