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用好Word中的“版本”功能

mydiannao Office&WPS 09-12 3521 0
    一篇好的文章,特别是字数较多时,往往需要反复修改,甚至多人共同编辑、审校。每一稿最好单独保存为一个文件。如果在一稿中又有不同版本,如果再将这些不同版本的文稿逐个保存,显然不利于以后文件的管理工作。

  这时,您可以利用Word中的“版本”功能,将同一文档保存为包含多个版本信息的单一文件,并可随时查看每个版本的内容,操作步骤如下。

  1、启动Word并打开目标文档,执行“文件”菜单中的“版本”命令,弹出有关版本的设置对话框。

  2、单击“现在保存”按钮,弹出“保存版本”对话框。

  3、在“版本备注”文本框中输入备注信息(图1),使人了解该版本文档的主要内容或其它信息。



  4、单击“确定”按钮,即完成保存版本的工作。

  版本保存完毕后再执行“文件/版本”命令,则可以清楚地看到此版本保存的日期、时间、保存者姓名、版本备注信息,如图2所示。从列表框选中要打开的版本,然后单击“打开”按钮,此版本的文档就打开了,并与当前文档水平排列的屏幕上。



  若想删除某个版本,只需要在列表框中选中该版本,然后单击“删除”按钮,确认删除操作,该版本的文档就被删除了。在此需要说明的是,删除以前版本并不影响当前文档的内容

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