Excel与Access的协作

在Microsoft Office办公软件中，Access是专门用来进行数据库的有关操作的，而Excel由于制表或是进行数据的分类汇总，也经常要用到数据库，所以这两个软件之间的协作就相当具有实用意义了。

28.3.1  将Excel数据导入Access中

要想将Excel处理后的数据导入Access中，首先要将源数据保存并关闭其所在的工作簿。

在Access中，打开要导入数据的数据库，选择“文件/获取外部数据”选项，在其子菜单中选择“导入”命令，打开“导入”对话框，如图28-16所示。

图28-16  “导入”对话框

在对话框的“文件类型”框中选择“Microsoft Excel”选项，并在“查找范围”列表中，找到要导入文件路径，并选择该文件，单击“导入”按钮，进入“导入数据向导”对话框，如图28-17所示。

图28-17  选择数据源

在该对话框中，可以根据需要选择数据源，数据源既可以在列表框中选择某一个工作表内的数据，也可以选择“显示命名区域”单选框后，从某个工作表中导入某个单元格区域的数据。

设置好后，单击“下一步”按钮，进入“向导”的下一步，如图28-18所示。

图28-18  选择列标题

在该对话框中，可以选择是否将表格的第一行作为列标题，若选择“第一行包含列标题”单选项，则数据库将把第一行作为字段名称。设置完后，单击“下一步”按钮，继续进入“向导”的下一步操作，如图28-19所示。

图28-19  选择数据的保存位置

在这个对话框中，可以选择数据的保存位置，单击“下一步”按钮后，进入“向导”的字段信息设置，如图28-20所示。

图28-20  字段信息设置

在该对话框中“字段选项”下的“字段名”文本框中可以直接键入字段的名称，而选择不同的列可以直接在下面的预览框中单击选择，此外，还可以选择跳过不想导入的列。设置好后，单击“下一步”按钮，进入“向导”的主键设置，如图28-21所示。

图28-21  主键设置

数据库中的主键可以用来惟一地标志表中的每一个记录，所以设置主键后可以使检索数据库变得容易快捷。在本例中，因为有了“序号”这一字段，故可以选择“我自己选择主键”单选框，在其右边的字段名称列表框中选择“序号”选项，将其作为主键。

单击“下一步”按钮，进入“向导”的最后一步，如图28-22所示。

图28-22  键入存放数据的表的名称

在这个对话框中的“导入到表”文本框处，可以键入存放数据的表的名称，键入后，单击“完成”按钮，即完成Excel数据的导入。这时屏幕上可能还会出现一个提示对话框，单击“确定”按钮即可。

导入的数据被存放于打开的数据库的“通过输入数据创建表”目录下面，双击相应的图标，即可打开导入到Access中的Excel数据，如图28-23所示。

图28-23  导入到Access中的Excel数据

28.3.2  将Access中的记录复制到Excel中

要想将Access中的数据转换到Excel中，既可以使用数据导入的方法，也可以使用直接复制后粘贴的方法。前者在“工资表的制作”一章中的“获取外部数据”一节已有详细的介绍，而后者的操作同与Word、PowerPoint之间的数据转换相类似，所以这里就不再一一详述了。

通过这一章的学习，基本上掌握了Excel和Word、PowerPoint之间的协作，这样就可以在使用各软件时扬长避短，使得开发工作更高效，更快捷。