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提高EXCEL录入速度十招

mydiannao Office&WPS 09-12 5009 0

因工作的需要,我常常用EXCEL处理大量的表格文档,感到一个最头痛的问题就是文本的录入,由于本人的录入速度不高,使我不得不常常加班加点地干,才能勉强完成老板交给的任务。经过多年来的不断摸索,我发现了一些能提高EXCEL输入速度的小招式,现归纳出来,希望大家能喜欢。

第一招--内嵌序列法。如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入:

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如"甲、乙")。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为"填充柄"),按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如"丙、丁、戊……")依序自动填入相应的单元格中。

第二招--右键拖拉法。有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……),我们可以用右键拖拉的方法来完成:

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(如图 1),选"等比序列"选项,则该序列(2、4、8、16……)及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中(如果选"等差序列",则输入2、4、6、8……)。

第三招--定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的,有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好"职工姓名序列",以后输入就快多了:

将职工姓名输入连续的单元格中,并选中他们,用"工具→选项"命令打开"选项"对话框(如图 2),选"自定义序列"标签,先后按"导入"、"确定"按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第1位职工的姓名),用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

第四招--自动更正法。因工作的需要,我常常需要将一些国家标准的名称(如"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]")输入单元格中,对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用"自动更正"功能解决了为一难题:

用"工具→自动更正"命令,打开"自动更正"对话框(如图 3),在"替换"下面的方框中填入"G300",在"替换为"下面的方框中填入"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]",然后按确定按钮。以后在单元格中输?quot;G300"(注意:G一定要大写!)确定后,系统会自动将期改正为"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]",既快速又准确、统一。

特别需要指出的是:如果表格中需要文本"G300"时,你可以先输入"G3000"及后面的文本,然后再将"1"删除即可。

你可以依照上述方法将有关文本一性定义好,方便以后使用。特别指出的是:在这里定义好的自动更正词条在OFFICE系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。

第五招--函数合并法。我经常需要输入一些施工企业的名称(如"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"等),这些文本大同小异,如果采取上?"自动更正"法,多了以后自己可能也记不清其代码了(你可以打一外一览表,摆在电脑前供查找),这时我们可以用EXCEL的一个函数来实现类似这些文本的快速输入:

假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2单元格),我们先在Sheet2工作表中的两后单元格(如A1和B1)中输入文本"马鞍山市"和"建筑安装工程有限责任公司",然后在Sheet1有D2单元格中输入公式:=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1),以后我们只要在C2单元格中输入"第九",则D2单元格中将快速输入"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"文本。

对于这一招有三点值得说明:①我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中,以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词(如"第九"),则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。②为了便于公式的复制,我们再公式中对单元格的引用采取了"绝对引用"(如Sheet2A1和Sheet2B1,这部分单元格不随公式的复制而发生变化,加上"$"符号即表示绝对引用)和"相对引用"(如C2单元格,我们没有加"$"符号,该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整)。③这样做工作表中就会多出一列(C列),我们在打印时不希望将它打印出来,我们选中该列后右击鼠标,在随后弹出的菜单中?"隐藏"项,即可将该列隐藏起来而不被打印出来。

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