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Word:统一字符串的八大妙法

mydiannao Office&WPS 09-12 3036 0

 

  我们在用Word编辑文档时,常常需要输入一些特定的字符串如单位名称“某省某市第一建筑安装工程公司”等,为了保持这些字符的一致性(特别是编辑合同、协议类的文档,这种一致性非常重要),同时也为了提高输入的效率,我给大家准备了八种处理办法,算是一些“偏方”,请大家照“方”抓“药”试试。

  注:以下方法及图片均在Word2003下制作,其它版本请大家仿照操作。

  一、自动更正法

  执行“工具→自动更正选项”命令,打开“自动更正”对话框(如图1),切换到“自动更正”标签下(通常是默认标签)在“替换”下面的方框中输入一个便于理解的字母组合(如“yjgs”),在“替换为”下面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”,按“确定”按钮返回。


图1

  以后在需要输入这一文本处,只要输入字母组合“yjgs”及后续文本,系统会自动将其转换为对应的字符——某省某市第一建筑安装工程公司。

  注意:①如果需要添加多个自动更正项目,只要在上述对话框中按“添加”按钮,再重复上述操作就可以了。②如果文档中确实需要输入字母组合“yjgs”,可以先输入字母组合“yjgss”及后续文本,然后再返回来将最后一个字母“s”删除就行了。③在Word中定义的自动更正项目,在Office其它组件(如Excel等)中,同时起作用。

 

  二、自动图文集法

  先将需要的字符输入到文档中,然后选中这些字符,执行“插入→自动图文集→新建”命令(或者按“Alt+F3”组合键),打开“创建‘自动图文集’”对话框(如图2),输入一个名称(如“yjgs”等),确定返回。


图2

  以后需要输入上述字符时,只要执行“插入→自动图文集→正文→yjgs”即可。

  注意:定义好自动图文集后,在文档中输入自动图文集的名称(yjgs),然后按下“Enter”键,即可快速将定义好的字符输入到文档中。

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