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Word2000使用技巧50招(三)

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    三、自动操作技巧

  21、自动编写摘要

  Word2000的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点,生成文档摘要,对于长文档编辑特别重要。创建摘要的方法为:(1)单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令,这时出现“自动编写摘要”对话框;(2)从“摘要类型”下面4种摘要文档的显示方案中选择其中一种,您可选择“在文档顶端插入摘要或摘录文字”;(3)在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度;(4)单击“确定”,则摘要内容将被按选择的显示方式显示出来。自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的,它只能给您以帮助,在完成后还要做一些合适的修改,以保证其准确性。

  22、自动创建超级链接

  超级链接带有颜色和下滑线的文本或图形,如果单击,就会跳转至某个文件或文件中的某个位置,或者跳转到全球广域网或 Intranet 上的某个 HTML 页。此外,超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet 和 FTP 站点。

  用Word2000的自动套用格式功能,只需键入所欲跳转到文件的地址,即可创建超级链接。自动创建的步骤为:
  1、单击“工具”菜单中“自动更正”命令,然后单击“键入时自动套用格式”标签;
  2、选择“键入时自动替换”标题下的“Internet及网络路径替换成超级链接”复选框;
  3、这样,键入位于网络或Internet文件的地址时,Word2000将其转化为超级链接,颜色变成带下划线的蓝色文本,单击它就可跳至相应位置。例如键入电脑报的网址,该网址立即成为超级链接,你只要单击它,就可以到该网址进行浏览了。

    23、自动添加题注

  在Word2000中,可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注,也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。下面介绍插入项目时自动添加题注的方法:
  1、单击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框,单击对话框中的“自动插入题注”按钮,打开“自动插入题注”对话框;
  2、在“插入时添加题注”列表中,选择要用Word插入题注的项目。如果要在插入表格时自动添加题注,则选中“Microsoft Word”复选框;
  3、在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。如果“标签”列表中没有想要的标签,单击“新建标签”? ,打开“新建标签”对话框,在“标签”文本框中输入想用的标签如“附表”,然后单击“确定”按钮;
  4、在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置;
  5、Word一般是以阿拉伯数字“1,2,3,…”来为题注编号的,如想使用其他编号方式,单击“编号”按钮打开“题注编号”对话框,在“格式”框所带的的下拉列表中选择一种编号方式,单击“确定”按钮;
  6、单击“确定”按钮。
这样,每次在文档中插入表格时,Word2000就会按刚才所选择的方式为其添加题注。

  24、自动签名

  电子邮件签名由文本和/或图片组成,Word 自动将其添加在待发电子邮件末尾。可为不同类型的读者创建自定义签名。例如,对您的朋友和家人只使用名,对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。也可以使用签名添加要反复套用的文字,解释您希望收件人如何答复您的邮件。创建的方法为:
  1、在 Word 文档或电子邮件中,单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡;
  2、单击“电子邮件选项”按钮,然后单击“电子邮件签名”选项卡;
  3、在“请键入或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中,键入签名的名称;
  4、在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字;
  5、单击“添加”按钮。 Word 将签名作为“自动图文集”词条保存在 Normal 模板中。

  要创建其他签名,请单击“新建”,然后重复步骤 3 到 5。
这样,在下次使用时就可以使用签名,你还可以为邮件设置默认签名,每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默认的签名。设置方法:
  1、在 Word 文档或电子邮件中,单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“常规”选项卡;
  2、单击“电子邮件选项”按钮,然后单击“电子邮件签名”选项卡;
  3、在“请选择默认的电子邮件签名”下,在“用于新邮件的签名”列表框中,单击所需签名

    25、自动重新分页

  在使用Word进行文档编辑的时候,分页命令可被自动执行。比如正在编辑的文档超过一页纸时,它会自动进入到下页。自动重新分页是在进行文档编辑的时候Word自动执行的功能。它主要用于如下情况:
  1、当打开一个编辑好的长文档时,在屏幕最底行的状态中会显示“Word正在重新分页”;
  2、编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后,Word会在后台进行自动重新分页,对于长文档,Word则会出现暂时“忙”状态,以进行自动重新分页的操作;
  3、打印时Word必须先计算出文档的页数,才能进行打印操作,故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作;
  4、编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引。

  如果需要使用“自动重新分页”功能,而该功能还没有打开,可用以下方法来打开该功能:
  1、选择“工具”菜单中“选项”命令,打开“选项”对话框;
  2、选择其中的“常规”选项卡,弹出“常规”选项界面;
  3、将“后台重新分页”选中;
  4、单击“确定”按钮即可。

  当然Word的自动功能很多,这里只介绍这几个,希望能给您带来收获。

    26、用自动滚动翻页

  象某些读书软件一样,Word也提供了对文档页面的自动滚动功能,以方便用户阅读文档,免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能,具体操作方法:
  1、选择“视图”菜单上的“工具栏”,单击“自定义”命令打开“自定义”对话框;
  2、在弹出的“自定义”对话框中,选中“命令”框中的“所有命令”;
  3、将“命令”项中的“Autoscrol”拖拽到工具条上,这时工具栏上将出现“自动滚动”命令按钮。

  以后浏览长文档时,只需点击工具条上的“自动滚动”命令,并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动,鼠标离中心位置越远,滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态,只需右击鼠标或按Esc键即可。

  27、用自动检查拼写检查错误

  利用该功能可以在输入文本的同时检查错误,为以后的校对节省时间。若输入词语,则Word2000将以红线标示,若是语法错误,则以绿线标示。设置该功能的方法为:(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“拼写和语法”标签;(2)选中“在键入的同时检查拼写”和“在键入的同时检查语法”复选框,若选项为灰色不能用,则需安装相应的拼写和语法检查功能;(3)清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框;(4)单击“确定”按钮。这样在输入时若有错误则会被显示出来,您可以进行纠正。

 28、改变自动保存文档的时间

  在Word2000利用自动保存功能,能够在一定的时间范围内保存一次,若突然断电或出现其它特殊情况,它能帮你减少损失。自动保存时间越短保险系数越大,在Word中打开文档后出现断电或类似问题时,能够恢复的信息就越多,当然占用系统资源越多。您可以改变自动保存的时间间隔:(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“保存”选项卡;(2)选中“自动保存时间间隔”复选框;(3)在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word2000 保存文档的频繁程度。

  29、自动恢复文档

  可以通过使用Word的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问题的情况下恢复工作,必须在出现问题前,做下列操作:单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要,请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作,必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。

  若丢失文档前启动了“自动恢复”功能,你就可以打开它了。方法是:单击“打开”按钮。在文件夹列表中,双击Temp文件夹。该文件夹通常位于Windows文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。Word为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存+文件名”,并且文件的扩展名为:.Doc。打开恢复的文档,再单击“保存”按钮,在“文件名”框中,键入或选定已有的文档文件名。
Word2000还提供了指定保存自动恢复文件的位置的功能,利用它可以将自动恢复的文件放在特定的文件夹中,这样查找起来方便。操作方法为:
  1、单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“文件位置”选项卡;
  2、单击“文件类型”框中的“‘自动恢复’文件”选项;
  3、单击“更改”按钮;
  4、如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件,请找到并打开该文件夹。

    30、自动断字

  用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白,或在窄行文本中保持相同的行宽。可以用设置自动或人工断字。下面介绍设置自动断字的方法:
  1、指向“工具”菜单中的“语言”子菜单,然后单击“断字”命令打开“断字”对话框。如果“断字”命令没有出现在“语言”子菜单中,则需要安装断字工具;
  2、选中“自动断字”复选框;
  3、在“断字区”框中,输入一行中最后一个单词末尾距右页边距的距离。要减少连字符的数量,应放宽断字区。要减小右边参差不齐的现象,应缩小断字区的大小;
  4、“连续断字次数限为”框中,输入可连续断字的行数。

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