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Word2002中保持字数限制

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    假如您需要处理有特定字数要求的文档(例如,用于报纸广告的文本),并且需要与他人共同处理这一文档,该怎么办?

  Microsoft Word 2002 包含了许多功能,使您能够轻松地完成这样的任务。

  创建了初稿后,您可以迅速将文档发送给一个或多个审阅者。您和同事修订和更新文本时,您可以轻松地跟踪修改内容,还可以使用字数统计功能以确保字数不超出要求。

  创建初稿
  1. 在“常用”工具栏上,单击“新建空白文档”。
  2. 键入文档的初稿。
  3. 要查看初始字数,请在“工具”菜单上单击“字数统计”。
  4. 在“文件”菜单上,单击“保存”,然后指定文档的名称和位置。
   发送文档以供审阅
  1. 在“文件”菜单上,指向“发送”,然后单击“邮件收件人(审阅)”。
  2. 在“收件人”框内,键入审阅者的名称,然后单击“发送”。

  Word 将自动创建一个附加文档的邮件消息(或者,如果文档保存在共享位置,例如网络服务器,则 Word 将在邮件中包含指向该文件的链接)。

  当审阅者收到文档时,将显示“审阅”工具栏,并打开“修订”功能。审阅者可以单击“审阅”工具栏上的“回复时包含更改”按钮,将文档返回给您。

  将建议的修改合并入一个文档中

  当您通过电子邮件收到已审阅的文档时,将自动提示您将修改合并到原始文档。单击“是”继续执行此请求。

  当您收到文档的其他已审阅副本时,Word 将跟踪更改,并根据审阅者给它们标上颜色。  

    标上颜色的更改在文档边距的气球中标出。

  如果您看不到修订,请切换到打印版式视图。

    在修订文本时统计字数

  要快速显示文档中的字数,请使用“字数统计”工具栏。要执行此操作,请指向“视图”菜单上的“工具栏”,并单击“字数统计”。  

  审阅更改并定稿文本

  1. 如果看不到审阅工具栏,请指向“视图”菜单上的“工具栏”并单击“审阅”,以显示“审阅”工具栏。
  2. 要审阅更改并预览文本,请使用“显示以审阅”框切换显示模式。

    下表简要介绍了修订模式。

    使用此模式 可以显示
    显示标记的最终状态 在气球中显示删除的文本,在文本行中显示插入的文本。
    最终状态 文档在接受所有更改后的样子。
    显示标记的原始状态 在气球中显示插入的文本,在文本行中显示删除的文本。
    原始状态 文档在拒绝所有更改后的样子。

  3. 在显示标记的情况下,使用“下一批注”和“前一批注”按钮可以找到每个建议的更改。

    • 要接受更改,请单击“接受修订”。
    • 要拒绝更改,请单击“拒绝修订”。

  4. 切换模式和接受更改时,单击“字数统计”工具栏上的“重新计数”可以查看此文档的字数。 

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