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Word文档保存方式谈

mydiannao Office&WPS 09-12 4052 0
     Word提供了多种保存文档的方式,我们可以改变某些设置或执行一些操作,使Word以最适合于文档大小、硬盘空间和内存条件的方式保存文本(本文以Word 2000为例)。

  一、快速保存

  当以快速保存方式保存文档时,Word只记录对文档所做的修改,将修改列表(你不能查看修改列表)与原来存储的工作结果分开保存,从而可以加快保存的速度。

  打开快速保存方式的方法是:执行“工具→选项”命令,单击“保存”选项卡,选中“快速保存”复选框,单击“确定”按钮。

  二、完整保存

  在“工具→选项”对话框的“保存”选项卡中,清除“快速保存”复选框,则Word将以完整保存方式保存文档,这时Word能将修改列表合并到存储的工作结果中,使工作成果得到最好的保护。

  三、保存备份

  在“工具→选项”对话框的“保存”选项卡中,选中“保留备份”复选框,则每次保存文档时,Word都以备份副本的形式复制文档的前一版。该备份提供了上一次所保存的副本,这样,原文档中会保存有当前所保存的信息,而副本中保存有上次所保存的信息。Word会将备份副本(以.WBK为文件扩展名)与原文档保存在同一个文件夹中。每次保存文档时,新的备份都会取代已有的备份。

  四、后台保存

  在“工具→选项”对话框的“保存”选项卡中,选中“允许后台保存”复选框,则Word将使用后台方式保存文档。当Word以后台方式保存文档时,状态栏上会显示一个闪动的磁盘图标。在Word进行后台保存时,你仍可以继续使用Word进行工作。

  五、自动保存

  默认情况下,Word每隔10分钟对正在编辑的文档进行自动保存,你可以更改这个自动保存的时间间隔以适合你的工作需要。方法是:在“工具→选项”对话框的“保存”选项卡中,选中“自动保存时间间隔”复选框,然后在“分钟”框中,输入要保存文件的时间间隔。保存文件越频繁,则文件处于打开状态时,在发生断电或类似情况下,文件可恢复的信息越多。

  不过,“自动保存”不能代替正常的文件保存。打开Word自动保存的恢复文件后,如果选择了不保存该文件,则恢复文件会被删除,未保存的更改即丢失。如果保存恢复文件,它会取代原文件,除非指定新的文件名。

  六、全部保存

  在打开多个Word文档时,若要同时保存所有打开的文档,请按下Shift键,然后单击“文件”菜单上的“全部保存”命令。如果某个打开的文档从未保存过,则显示“另存为”对话框,以便你为它命名。

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